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por Lola Rosemberg

No mundo dos eventos, planejamento é uma palavra essencial. Certa vez, tinha um compromisso bem cedinho, para discutir detalhes de um evento em São Paulo, na região da avenida Paulista. Como acordei tarde, peguei um táxi para evitar aquele corre-corre para estacionar o carro.

 

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A importância do checklist

por Lola Rosemberg

Pronto. Seu importante evento vai começar amanhã e você está finalizando os preparativos.

Está na hora de lançar mão de uma ferramenta que minha avó já usava: o checklist.

O checklist é uma forma simples para você conferir se tudo o que é necessário para o evento está pronto ou encaminhado. Para que este recurso funcione bem, confira algumas dicas:

  • Quanto mais detalhado, melhor. Inclua os minimos detalhes, como fita adesiva, clipes e canetas, materiais que são facilmente esquecidos no turbilhão do preparativo.
  • Divida o checklist em seções, assim você se organiza melhor. Por exemplo: hospedagem, transporte, materiais. Depois vá subdividindo até chegar nos itens menores.
  • Faça o checklist em dupla ou até em trio. Muitas vezes, um item esquecido por um é lembrado por outro. Alem disso, você corre menos risco de errar, pois uma pessoa vai lendo o checklist e a outra vai conferindo os materiais.
  • Resolva os itens faltantes na hora. Se algo estiver faltando, providencie imediatamente, ou você corre o risco de precisar refazer todo o checklist mais tarde.
  • Se tiver muitos materiais para embalar e transportar, identifique cada caixa por fora, de forma bem fácil de entender. Se for o caso, escreva onde a embalagem deve ser colocada. Você vai se surpreender, pois este tipo de medida simples econonomiza muito tempo precioso.

Bem, essas são apenas algumas idéias. Cada tipo de evento tem características próprias, consequentemente com checklists diferenciados.

O importante é ter algum mecanismo de checagem, por escrito, para você não ter surpresas desagradáveis... quando for tarde demais.

Bom evento!

 

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